LedFlash x Cubyn : un modèle d’adaptabilité et de croissance

LedFlash est une entreprise lancée en Octobre 2012 par ses trois fondateurs. Son principe ? C’est une marketplace de l’ampoule led, qui permet de trouver quasiment toutes les formes d’éclairage. Que ce soit pour le bureau, la maison, l’éclairage décoratif, professionnel, ou encore pour des boutiques ou hôtel, LedFlash a une led pour chaque besoin. Cubyn s’occupe de leurs expéditions depuis maintenant bientôt 4 ans. C’est un partenariat historique qui permet de rendre compte des évolutions de LedFlash en tant qu’entreprise, ainsi que l’accompagnement de croissance de Cubyn. 

Rencontre avec Augustin Roche, co-fondateur, qui nous parle de la progression de LedFlash depuis qu’ils utilisent Cubyn. 

I. L’organisation logistique de LedFlash, avant.

UNE LOGISTIQUE EN CONSTANTE ÉVOLUTION

LedFlash a connu trois étapes d’évolution distinctes avant d’avoir recours à Cubyn.

Lors de la première, l’activité se tenait chez l’un des trois associés, dont le stock était situé à la cave. Il fallait descendre, faire le picking des produits, remonter au quatrième étage pour les emballer, imprimer les étiquettes, pour enfin redescendre et aller jusqu’au bureau de poste.  De loin la période la plus laborieuse pour eux en terme d’organisation. Ils ont pu améliorer leurs process et gagner en efficacité lors de leur emménagement dans leurs premiers locaux. Les stocks étaient situés dans la même pièce que les bureaux, ce qui leur permettait de gagner du temps. Ils allaient pourtant tout les jours déposer leurs expéditions à La Poste des Batignolles, en les emmenant dans un caddie ! Ils ont ensuite travaillé avec Coliposte (ancien Colissimo) pour gérer leurs expéditions. Le suivi informatisé était plus facile, bien que toujours chronophage pour la gestion des retours. 

LES CONTRAINTES D’UNE ORGANISATION INTERNE

Comme vous pouvez facilement l’imaginer au vu de l’organisation de LedFlash à ses débuts, ils ont jonglé entre plusieurs contraintes.

Tout d’abord en terme d’optimisation de leur espace. Le stock était géré en interne dans leurs bureaux, et même par moments chez l’un des collaborateurs. La question de la gestion de l’espace se posait aussi pour l’entreposage des fournitures et l’organisation d’espaces dédiés à l’emballage des colis. En phase de croissance et d’accélération de leur activité, cette variable était un obstacle à l’augmentation de leurs commandes.

Avec la contrainte d’espace venait aussi une contrainte de bruit. En effet, préparer les colis à même les bureaux lors d’une journée de travail dense, dans le cadre d’une activité qui se lance, était un handicap non négligeable. Entre manipuler les produits, le matériel nécéssaire à son emballage, le scotch, les bureaux devenaient une sorte de petit entrepôt quelques heures par jour, ce qui nuisait à la productivité globale. 

Pour finir, leur dernière contrainte n’était pas des moindre puisqu’elle est commune à bon nombre d’e-commerçants, c’est le temps.  Pour LedFlash, le temps moyen dédié par colis dans une journée était aux alentours de 8 minutes en moyenne. Ce temps prenait en compte le picking, l’emballage, l’impression des étiquettes, les scans et les dépôts à La Poste. Aussi, LedFlash a rapidement voulu offrir plusieurs options de livraison à leur client. Avec la multiplication de leurs prestataires de transport, la contrainte de temps est devenue d’autant plus grande. 

Chacun son métier, nous on était là pour développer notre activité sur internet et améliorer la conversion, pas pour conditionner et emballer les colis.

LE JOUR OU ILS ONT DU EXTERNALISER

Une seule personne était assignée aux tâches logistiques à l’époque : Augustin. Au fur et à mesure du développement de l’activité de LedFlash, les nouveaux contrats signés avec des professionnels et la montée en charge des volumes de commandes, leur organisation logistique interne ne correspondait plus. Passer du temps sur la préparation des colis, gérer les commandes de fournitures en amont, organiser les stocks, scanner les cartons, faire les allers-retours a La Poste  pour déposer leurs expédition devenait difficile.

Lorsqu’ils ont été approchés par Cubyn, les fondateurs de LedFlash ont pu évaluer le temps qu’ils pourraient passer sur d’autres tâches inhérentes au développement de leur ventes, sans se poser de questions sur leur capacité à absorber les flux. Aussi, leurs volumes leur permettaient de bénéficier de remises transporteurs auxquelles ils n’avaient pas accès en internalisant.

 

Externaliser ma logistique avec Cubyn

 

II. L’intégration de Cubyn

TYPE D’INTÉGRATION

LedFlash a 3 sites internets de vente, tous hébergés sur Prestashop. Cubyn disposant d’un module s’intégrant à ce CMS, la mise en place par notre équipe d’intégration a été rapide. Les expéditions sont donc gérés sur 3 back-offices Cubyn différents, afin de pouvoir dissocier la provenance des commandes. Ces back-offices leurs permettent de monitorer le statut de toutes leurs commandes et de vérifier toutes les informations inhérentes à leurs expéditions en un clic. L’interface est aussi leur portail si ils désirent imprimer des étiquettes retours ou ouvrir des tickets en cas d’incidents. Tout est centralisé et leur permet de gagner du temps par rapport à leurs anciens process avec La Poste. 

PRÉPARATION DES COMMANDES

Avec un temps de préparation moyen de 8 minutes par colis (picking, emballage, étiquette, dépôt à La Poste) avant Cubyn, voyons comment la transition a impacté leur productivité. Premièrement, les équipes de LedFlash ont prit le parti de recruter deux préparateurs de commandes. Ils alternent leurs emplois du temps pour qu’une personne soit là tout les jours pour s’en charger. Le matin, le préparateur reçoit le nombre de factures correspondantes aux commandes de la journée à trier. Ensuite, il s’occupe du picking des produits dans les stocks LedFlash, qu’il divise par commande dans les sacs de collecte Cubyn. Il s’assure d’insérer les flyers et autres supports personnalisés dans chaque commande, et termine en scannant les sacs. Ce scan sert à relier les commandes à leurs destinataires sur le back-office Cubyn. Avec cette nouvelle organisation, le temps de préparation moyen d’une commande est passé de 8 à 3 minutes

UTILISATION AU QUOTIDIEN

Les stocks étant maintenant dissociés des bureaux, la contrainte de bruit a disparu. En dehors de la préparation des commandes par les préparateurs, LedFlash a une personne qui s’occupe quotidiennement des back-offices et de l’export des commandes. Cette manipulation simple prends quelques minutes, et permet ensuite de programmer la collecte par le coursier Cubyn. Il faut en moyenne 45 minutes pour que les commandes LedFlash soient collectées et mises en route vers l’entrepôt Cubyn. Lors des périodes des pics d’activité, qui correspondent à la période entre Octobre et Décembre de chaque année, une personne des bureaux vient prêter main forte aux préparateurs. 

 

Commencer à utiliser Cubyn

 

III. Conséquences de la réorganisation

UN PARTENARIAT CLEF

En plus de la considération historique du partenariat entre LedFlash et Cubyn, celui-ci s’est avéré clef pour leurs développements respectifs. En effet, les 3 ans et demi d’expérience mutuelle ont permis à LedFlash de grandir d’une part grâce à l’externalisation de leur logistique, et d’autre part à Cubyn de progresser dans la façon de proposer sa solution. Augustin a pu se servir du temps qu’il gagnait pour rencontrer de nouveaux clients et structurer son entreprise au fur et à mesure de son évolution. 

Aujourd’hui LedFlash a toujours besoin d’avoir son stock à portée, mais la perspective d’une externalisation complète est en consideration. Cubyn leur permet d’assurer le roulement rapide du stock dont ils ont besoin, d’une part pour optimiser l’utilisation de leur espace disponible, d’une autre pour ne pas perdre en rendement.

Je pense que le partenariat entre Cubyn et LedFlash est unique, en ce sens que Cubyn nous a permis de grandir, et de notre côté nous avons eu les premiers un rôle pour remonter les problématiques clients et les autres améliorations possibles.

LedFlash a été témoin de chaque étape d’évolution du service Cubyn, et a même été moteur de son amélioration via leurs retours. Cubyn a d’ailleurs implanté depuis fin 2017 un système de notation et de retour directement sur l’application utilisée par les e-commerçants, afin de faciliter la prise d’information et catalyser les améliorations au fur et à mesure des remontées. 

ORGANISATION LOGISTIQUE SIMPLIFIÉE

En interne, l’organisation logistique de LedFlash est maintenant plus simple. Les derniers aspects gérés sont les achats, l’organisation de leur espace de stockage, la préparation des collectes et les requêtes clients. Le back-office Cubyn permet de suivre les statuts de livraison en direct grâce à des outils de tracking performants, ainsi que gérer chacune des commandes individuellement. Il est aussi facile de gérer les retours et incidents simplement, via un système de tickets. Si un client décide de renvoyer une commande ou signaler une erreur, la personne en charge de la gestion des back-offices des sites peut éditer les étiquettes retours rapidement pour les envoyer au client. 

La simplification de leurs process logistiques leur permet de gagner en réactivité, améliorant au passage la satisfaction de leurs clients. Par le passé, LedFlash employait un stagiaire pour s’occuper du service client via une ligne directe par téléphone. En attendant de pouvoir retrouver une personne pouvant remplir cette fonction qui a forte valeur ajoutée, la facilité d’utilisation du système de tickets Cubyn leur permet de suivre et répondre avec fluidité aux demandes de leur clientèle.

CROISSANCE FACILITÉE

Forts de leurs performances et de leur croissance, LedFlash a été racheté en Juillet 2018 par le groupe Geo France Finance. C’est une filiale du groupe Geo PLC, qui propose des solutions techniques pour améliorer la performance énergétique des bâtiments et des sites industriels, qui nécessitent souvent de lourds investissements. Depuis le rachat, ils ont déménagé dans le 1er arrondissement de Paris. Ils bénéficient d’un espace de stockage optimal pour la préparation des commandes et la remise au coursier Cubyn. 

Avec une croissance qui n’a fait qu’accélérer depuis 2015, LedFlash est un modèle de réussite. C’est une collaboration de taille, puisque le bilan des commandes traité en 2018 nous indique qu’elles ont été multipliées par 4 comparé à 2015.

Conlusion

Profitant de l’opportunité que représentait Cubyn, LedFlash a su tirer le meilleur du temps gagné par l’optimisation de leur logistique. La progression de leur activité au fur et à mesure de leur développement ont été un défi d’adaptabilité et de réactivité. Cette collaboration permet aujourd’hui à LedFlash d’aborder sereinement sa croissance, tout en gérant sa logistique e-commerce en interne. LedFlash répartit aussi le reste de son stock vers deux autres marketplaces. Ils continuent cependant de profiter de la flexibilité et la facilité d’utilisation du service Cubyn quotidiennement. 

 

Si comme LedFlash, vous désirez optimiser votre modèle logistique actuel grâce à Cubyn, contactez notre équipe:

 

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